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Culture Hacking: mehr als Projektmanagement

Dresden 23.05.2018
NEUARBEITEN erklärt einen Ansatz, wie Unternehmen bei der Änderungen ihrer Gewohnheiten und Prozesse unterstützt werden können.

Die Digitalisierung revolutioniert die Welt, in der wir leben. Das betrifft auch Unternehmen, denn die Bedürfnisse von Kunden und Mitarbeitern und die Regeln des Wettbewerbs machen gerade eine schwerwiegende Transformationen durch. Dabei verschwimmen die Grenzen zwischen Marke, Produkt und Dienstleistung zunehmend. Faktoren wie Usability, Innovativität und schnelle Verfügbarkeit werden immer wichtiger. NEUARBEITEN möchte seinen Kunden die Anpassung erleichtern und mit fortschrittlichen Konzepten helfen, die Unternehmenskultur weiterzuentwickeln. Dabei setzt man auf zeitgemäße Projektmanagement-Methoden.

Wie werden Projekte bisher angegangen?

In der Projektentwicklung gibt es viele klassische Auffassungen und Modelle. Dazu gehört beispielsweise das Wasserfallmodell, bei dem die Ergebnisse der vorherigen Projekt- und Entwicklungsphasen zwingend die nächsten bestimmen. Wie ein Wasserfall, der von Ebene zu Ebene nach unten stürzt. Außerdem gibt es Projektmanagement-Methoden wie PRINCE2 oder Verbände und Zertifizierungsstellen wie die IPMA oder das PMI. Dr. Steffen Tomschke, Team Leader & UX-Consultant bei NEUARBEITEN, über diese Lösungen:

„Etliche dieser Verbände, Methoden und Ansätze sind Projektleitern sicher aus klassischen Projektleitungsschulungen bekannt. Sie funktionieren über einen definierten Zeitraum und unter festen Parametern auch ganz gut – aber oft nur dann. Ich selbst habe einiges Wissen über diese linearen Methoden gesammelt und manche davon angewendet. Vor knapp 10 Jahren kam ich aber das erste Mal mit Scrum in Berührung und bin bis heute von dieser agilen Methode begeistert.“

Was ist Scrum?

Scrum heißt zu Deutsch „Gedränge“ und basiert auf der Einsicht, dass viele Projekte, gerade in der Entwicklung von Software, zu komplex sind, um alle Anforderungen und Lösungswege von vornherein zu kennen. Deswegen wird nicht im stillen Kämmerlein vor sich hin entwickelt, es werden immer alle Beteiligten mit ins Boot geholt. Außerdem setzt diese Management-Methode auf Zwischenergebnisse, anhand derer die Herausforderungen und Wege zum Ziel immer klarer werden. Es ist sozusagen ein agiler Learning-by-doing-Ansatz, das Projekt wird als Work-in-progress gesehen.

Dr. Steffen Tomschke erklärt es genauer:

„Meine Mission als Projektleiter ist es, alle Teilhaber in den Entwicklungsprozess zu involvieren: Kunde, Konzepter, Designer, Controlling und Entwickler. Alle bilden gewissermaßen ein Team, das an einer gemeinsamen Lösung feilt. Oberstes Ziel ist es dabei, den Kunden über den gesamten Prozess von der ersten Idee bis hin zur ihrer Umsetzung in der Firma zu begleiten. Mit der Umsetzung soll dabei auch über den Rahmen des jeweiligen Projektes hinaus ein Kulturwandel im Kundenunternehmen eingeleitet werden.“

Wie man sich das vorstellen kann? Ganz einfach: Der Kunde steht als Mensch im Mittelpunkt und NEUARBEITEN orchestriert alle anderen Teilnehmer und Faktoren wie Innovation, Technologie, Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit um ihn herum.

Als inspirierendes Element kommt „Designification“ hinzu. Das bedeutet, Design wird als Herangehensweise auf Herausforderungen übertragen, die eigentlich nichts mit der ursprünglichen Disziplin „Design“ zu tun haben. Somit werden Design-Prozesse, Design-Methoden und kreative Geisteshaltung zur Basis für Projektmanagement, Innovationsentwicklung, Weiterbildung und Beratung.

Dr. Steffen Tomschke formuliert das große Ziel dabei:

„Wir möchten Kunden mit unserem Ansatz dazu befähigen und ermuntern, die Chancen der Digitalisierung zu erkennen und auch intern davon zu profitieren.“

Von der Idee zur Kultur in drei Phasen

Der Prozess von der Idee zur Kultur besteht aus drei Hauptabschnitten:

  1. Design Thinking    
  2. Service Design    
  3. Culture Hacking

Was passiert genau in den einzelnen Phasen?

1. Design Thinking (DT)

DT ist eine sehr nutzerorientierte Methode, um schnell und konstruktiv komplexe und offene Fragestellungen zu beantworten. „Designdenken“ wird zum ständigen Begleiter der Projektteilnehmer und hilft, auch in unsicheren Gefilden Lösungen zu finden. Teamarbeit, Transparenz und Kundennähe sollen zudem innerhalb kürzester Zeit neue Produkt- und Dienstleistungsideen entstehen lassen. Immer zentral dabei: die Frage nach der maximalen Relevanz auf Nutzerseite. Im DT werden verschiedene Stufen, wie im folgenden Bild, schrittweise und wiederholt durchlaufen, um möglichst schnell ein Feedback zu bekommen. Wenn es sein muss, auch durch Scheitern.

2. Service Design (SD)

Produkte, Ideen und Entwicklungen müssen heutzutage immer auch nutzerfreundlich sein. Service Design nimmt sich genau dieser Herausforderung an und versucht ein in allen Details gelungenes Nutzererlebnis zu schaffen. Dabei werden die traditionellen Grenzen zwischen Produkten und Services aufgebrochen. Der Begriff Team ist daher bei NEUARBEITEN weiter gefasst: Hier arbeiten die Abteilungen, Ebenen und Stakeholder gemeinsam an einer überzeugenden Lösung.

3. Culture Hacking

Das Gesamtziel des NEUARBEITEN-Ansatzes ist das bereits erwähnte „Culture Hacking“. Also: die nachhaltige und innovative Veränderung von Prozessen und Bewusstsein innerhalb von Unternehmen und Institutionen. Deshalb werden Kunden auch nach der Entwicklung von Lösungen und Produkten noch weiter begleitet. So wird die Veränderung durch kontinuierliche, kleine Schritte gelebter Arbeitsalltag. Für NEUARBEITEN liegt der Fokus dabei nicht nur auf digitalen Tools, sondern auch auf Empfehlungen für Räume, Kommunikationsroutinen und Meetingabläufe. Dazu noch einmal Dr. Tomschke:

„Bei Culture Hacking geht es nicht um eine zielgerichtete Steuerung, sondern um die Anregung zur Selbstveränderung. Dies geschieht zum Beispiel durch Sichtbarmachen von Einschränkungen, Fehlfunktionen und Problemen in den Arbeitsabläufen des Kunden. Anregungen können offensichtlich und provokativ oder subtil und unscheinbar sein. Alles, was zur Veränderung anregt, ist erlaubt!“

Praxisbeispiel: So kann der Kulturwandel im Unternehmen gelingen

Wenn es um die Verbesserung der User Experience der Endnutzer geht, werden die Chancen der Digitalisierung oft schon ganz gut wahrgenommen. Hier suchen Unternehmen gezielt nach Lösungen, um ihren Kunden intuitive und reibungslose Prozesse zu ermöglichen. Bei den eigenen internen Abläufen gibt es aber meist noch veraltete Prozesse, die die Mitarbeiter ausbremsen. Oft geht es dabei um Informationen, die auf verschiedenste (miteinander nicht verknüpfte) Apps verteilt und somit nur umständlich zugänglich sind. Je größer das Unternehmen, desto mehr kann der Wissensfluss so ins Stocken geraten.

So auch bei einem NEUARBEITEN-Kunden, einem der weltweit größten Rückversicherungsunternehmen mit mehr als 12.000 Mitarbeitern in über 25 Ländern: Es stellt Informationen für seine Mitarbeiter über verschiedene Webanwendungen und komplexe Intranetseiten bereit. Wenn sie in diesem heterogenen Umfeld etwas suchten, mussten Nutzer bisher genau wissen, in welchem Kontext sich die benötigten Informationen befinden. NEUARBEITEN löste das Problem nicht mit der landläufigen Methode, noch eine weitere Applikation zu integrieren, die Links zu den einzelnen Programmen sammelt und eine Suchfunktion enthält. Stattdessen wurde hier mithilfe der vorgestellten Methode eine zentrale Schnittstelle eingerichtet, eine Suchleiste. Diese ist unabhängig vom genutzten Programm für alle Mitarbeiter ständig verfügbar. Sie liefert benötigte Informationen schneller, erspart den Angestellten Frust und Umwege und verbessert den Workflow insgesamt. Einmal implementiert, lässt sich so eine zentrale graphische Schnittstelle dann leicht um weitere Features ergänzen, zum Beispiel um eine Erinnerungsfunktion für anstehende Aufgaben oder Updates. Für den Kulturwandel war neben der reinen Softwareentwicklung dabei auch die Beratung und Begleitung des Kunden entscheidend, um ihn für die Potenziale neuer Tools und verbesserter Prozesse zu sensibilisieren.

Sieben Grundsätze sollt ihr sein

Im gesamten Entwicklungsprozess ist die Verbindung von Kunden und Entwicklungsteam bei NEUARBEITEN sehr eng. Daher haben sich aus der Arbeit für den Projektleiter und sein Team sieben feste Paradigmen und Grundregeln etabliert:

  1. Machen (Innovation kommt nicht von allein)
  2. Kultur schaffen (Innovation ist mehr als eine Geschäftsidee)
  3. Gestalten (lieber heute transformieren, als morgen nur reagieren)
  4. Scheitern (ist erlaubt und sogar erwünscht)
  5. Recap (Geleistetes kritisch betrachten, Erfahrungen sammeln, lernen)
  6. Interdisziplinär arbeiten (verschiedene Einflüsse einbringen)
  7. Prototyping (zeitige Entwürfe machen, um Fragen und Problem zu klären)

Mithilfe dieser Arbeitsweise und dem beschriebenen Ansatz möchte das Team von NEUARBEITEN nicht nur Innovationen für seine Kunden schaffen und zum digitalen Wandel in der Unternehmenskultur beitragen, sondern sich selbst immer weiter verbessern.

 

Bildquelle: Titelbild: Photo by rawpixel on Unsplash (Lizenzfrei); andere Bilder: NEUARBEITEN

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