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Einfach und rechtssicher – eVergabe.de startet elektronische Angebotsabgabe

Dresden 24.08.2018
Ob im Handwerk oder Dienstleistungssektor, öffentlich oder gewerblich – die meisten Aufträge werden schon heute online ausgeschrieben und vergeben. Ab 18. Oktober 2018 ist die sogenannte eVergabe dann das alleinige Verfahren und für alle Teilnehmer an Vergabeverfahren EU-weit verpflichtend. webit! betreut die Vergabeplattform eVergabe.de schon seit 2014 und hat neue Features für die rechtskonforme Angebotsabgabe umgesetzt.

Digitale Kommunikation wird Pflicht

Formal sind die neuen EU-Vergaberichtlinien schon 2014 in Kraft getreten. Seitdem arbeitet die SDV Vergabe GmbH als Betreiber von eVergabe.de mit webit! zusammen, um Vergabeverfahren für ausschreibende Stellen und Bieter nach und nach komplett zu digitalisieren. Das Ziel: die Kommunikation mit sämtlichen Teilnehmern an Vergabeverfahren über alle Schritte hinweg, von der Bekanntmachung bis zur Übermittlung von Angeboten und der Zuschlagserteilung elektronisch abzuwickeln. Mit webit! erreichten die SDV mehrere Meilensteine auf diesem Weg. Der Schwerpunkt lag zunächst auf der Bereitstellung von Ausschreibungen für Bieterbetriebe und der Recherche. Seit Launch in 2015 und Weiterentwicklung bis 2017 sind viele Funktionalitäten hinzugekommen. Öffentliche und gewerbliche Auftraggeber konnten bislang EU-rechtskonform ausschreiben. Bieterbetrieben war es möglich branchenweit nach Ausschreibungen zu suchen und sowohl an beschränkten als auch offenen Vergabeverfahren teilzunehmen. Die Bewerbung zur Teilnahme und Angebotsabgabe liefen bis dato allerdings entweder noch auf dem Postweg oder mit einer zusätzlich zu installierenden Bietersoftware. 

Fünf Monate vor dem verbindlichen Inkrafttreten der EU-Richtlinie am 18. Oktober 2018 knackten SDV mit dem 4-köpfigen Projektteam bei webit! nun auch diese nächste harte Nuss - die Realisierung einer rein webbasierten elektronischen Angebotsabgabe. Ab sofort kann über eVergabe.de das vollständige Vergabeverfahren von öffentlichen und gewerblichen Aufträgen ohne externe Softwarekomponenten elektronisch abgewickelt werden.  

Größte Errungenschaft: die webbasierte elektronische Angebotsabgabe

Laut EU-Richtlinie (RL 2014/24/EU) muss die Angebotsabgabe der Bieterbetriebe künftig über eine digitale Vergabeplattform erfolgen, auch um eine juristische Überprüfungsmöglichkeit sicherzustellen. Für Nutzer von eVergabe.de sollte daher eine rechtskonforme Lösung zur elektronischen Angebotsabgabe geschaffen werden, die zugleich modernen Nutzungsbedürfnissen genügt. In Zusammenarbeit mit SDV konzipierte webit! ein Bietermodul, das o.g. Anforderungen zu 100% erfüllt und setzte es in der Anwendungsentwicklung mit Ruby on Rails um. Der Software-Anbieter Administration Intelligence AG (AI) lieferte eine auf digitale Angebotsabgaben spezialisierte Backend-Lösung. webit! integrierte diese via REST-API in die bestehende Systemlandschaft und erweiterte sie um zahlreiche Funktionen sowie um ein modernes User Interface.

Über das neue Bietermodul mit seiner intuitiven Oberfläche können Bieter ab sofort Auftragsunterlagen und Bekanntmachungen abrufen und im nächsten Schritt Angebote vergaberechtskonform einreichen. Klarer Vorteil: Formale Fehler bei der Angebotsabgabe werden von vornherein vermieden und die Chancen auf Zuschlagserteilung für Bieter steigen. Nach Abschluss des Verfahrens erhalten sie die Zu- oder Absage für das eingereichte Angebot. 

Die größte Herausforderung für webit! war hier nicht nur technischer Natur, sondern lag vor allem in der korrekten Umsetzung des komplizierten Vergaberechts mit seiner Vielfalt der Vergabearten, ob offene, beschränkte oder z.B. freihändige Verfahren, mit immer verschiedenen Bewerberkreisen, denen die Teilnahme offensteht. 

Außerdem Neu: Integriertes Chatsystem

Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggebern und Bietern läuft jetzt über die Plattform. webit! integrierte dafür ein Chatsystem, über das in Echtzeit kommuniziert werden kann. Auch Mitteilungen über Änderungen im Ausschreibungsverfahren erreichen Nutzer nun auf direktem Weg über Chat bzw. via E-Mail. 

Für Vergabestellen und Bieter wurde jeweils ein eigener Workspace mit komfortablem Interface geschaffen, in dem sie exakt die Inhalte editieren, freigeben und kommunizieren können, die für die andere Seite im jeweiligen Fachkontext erforderlich ist.
Im Zuge der Weiterentwicklung hat webit! außerdem für die Bieterseite den mehrstufigen Ablauf des Vergabeverfahrens zu einem einstufigen Verfahren zusammengefasst. Für Nutzer sind damit sämtliche Bekanntmachungen und Dokumente im Vergabeverfahren besser zu überblicken.  Während Teilnehmer vorher jede Bekanntmachung einzeln bestellen und herunterladen mussten, stehen ihnen heute in jeder Angebotsphase sämtliche Dokumente bereit. 

Eine weitere Neuerung und nach Aussage des verantwortlichen Projektmanagers Philipp Galland ein „echtes Highlight aus Nutzersicht“ ist die neue Suche nach Ausschreibungen. Sie wurde maßgeblich aufgewertet und ist heute wesentlich leistungsfähiger. Die Suchfunktion bietet viel detailliertere Filterfunktionen und liefert treffsichere und relevante Suchergebnisse. 

Nicht unerwähnt bleiben soll am Rande eine weitere hilfreiche Funktion, die den Alltag der Redakteure der eVergabe.de erleichtern wird. Die Rede ist von einem komfortablen Landingpage-Generator. Auf Basis von Daten über Region und Gewerk ist dieser in der Lage, automatisiert die passenden Landingpages zu generieren - ganz ohne händischen Aufwand.  

„Vor drei Jahren nahm die Digitalisierung der Auftragsvergabe erst langsam Fahrt auf. Heute können wir sagen, der Vergabeprozess von öffentlichen und gewerblichen Aufträgen läuft vollständig digital, rechtskonform und für die Teilnehmer sehr einfach ab. Dass wir das mit webit! im Zeitrahmen geschafft haben, macht uns stolz.“

Carsten Prokop, Geschäftsführer der SDV Vergabe GmbH und Leiter der Projektgruppe eVergabe beim Branchenverband BITKOM

 

Bildquelle: webit!

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