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Get on board! 5 Schritte, die dem neuen Kollegen den Einstieg erleichtern

Dresden 06.03.2017
„Alles neu“ ist nicht immer einfach: Steht ein neuer Job an, ändert sich so einiges. Es gibt vieles, an dass es sich zu gewöhnen gilt. Ein neuer Arbeitsweg, neue Abläufe oder neue Kollegen, die erwartungsvoll auf den Neuankömmling blicken! Der Sprung ins kalte Wasser kann für jeden neuen Mitarbeiter durch ein gut geknüpftes Onboarding-Netz erheblich erleichtert werden. Mindbox erzählt euch, wie es bei ihnen gut funktioniert!

Von einem guten Aufnahmeprozess profitieren beide Seiten: Ist der neue Kollege sowohl fachlich, sozial und unternehmenskulturell integriert, wird er sich schnell willkommen fühlen und in relativ kurzer Zeit volle Leistung bringen können. Dem Arbeitgeber sollte also viel daran liegen, dass sich neue Mitarbeiter schnell in das Team gut eingefügt fühlen. Aber wie sieht ein gelungenes Onboarding aus?

Die folgenden fünf Punkte zeigen, wie Mindbox dem Thema begegnet. Ein Modell, das sicher auch euch hilft, neue Mitarbeiter schnell und gut ins Team einzubinden: 

  • Be prepared!

Selten tauchen neue Mitarbeiter aus dem Nichts auf. Die Vorbereitungsphase ist ein besonders wichtiger Schritt im Onboardingprozess. Dazu gehört Arbeitsplatzplanung, das Zurechtlegen aller Arbeitsmittel (inklusive der technischen Gerätschaften), eine kurze Info an alle Mitarbeiter über den Einstiegstermin des Neuankömmlings und natürlich eine „Wir freuen uns auf dich“-E-Mail. 

  • Buddy-Programm

„Ein Freund, ein guter Freund…“ – erleichtert den Einstieg! Bei Mindbox gibt es davon gleich zwei zur Seite. Zum einen ist da der Pate, der sich darum kümmert, dass das neue Teammitglied weiß, wo die Kaffeemaschine steht, wie jeder heißt und der zeigt, wo die Mittagspause stattfinden kann. Zum anderen steht der Mentor, aus dem jeweiligen Bereich des Neuen, fachlich zur Seite, wenn es um Arbeitsprozesse, Regelungen und Einarbeitung geht. Wohlergehen, Sorgen, Nöte und Wünsche des Neu-Mitarbeiters treffen so auf offene Ohren und er bleibt nie alleine.

  • Welcome-Day

Der erste Tag ist der Tag der Informationsflut. Pate und Mentor sind für den Neuankömmling die zwei Hauptpersonen an diesem Tag. Eine Vorstellungsrunde schafft Klarheit auf beiden Seiten, eine Willkommensmappe mit allen Infos kann in Ruhe geschmökert werden und der eingerichtete Arbeitsplatz ist der i-Punkt für das „Hier gehörst du hin“-Gefühl. Der Einstieg ist leicht, wenn klar ist, was die nächsten Schritte und Aufgaben sein werden. In einer Onboarding-Präsentation können Unternehmen, Mitarbeiter und Organisationsstruktur noch einmal vorgestellt werden.

  • Feedback

Gerade am Anfang hilft es ungemein, sich Feedback vom Neuankömmling einzuholen: “Bist du gut angekommen?”, “Wie läuft die Einarbeitung?”, “Kommst du mit den Aufgaben zurecht?” In einer Probezeit von durchschnittlich sechs Monaten führt das neue Teammitglied in der Mindbox drei Feedbackgespräche. Das ist für beide Seiten wichtig und interessant, denn so weiß jeder, wo er steht. Ehrliche Eindrücke und Verbesserungsvorschläge helfen Arbeitgeber und dem neuen Kollegen gleichermaßen weiter, weil niemand im Ungewissen stochern muss.

  • Stay in Touch

Ein Einstieg dauert nicht nur einen Tag, das ist jedem klar. Nach dem Onboarding nicht locker lassen ist deshalb die Devise. In den ersten beiden Wochen folgen in der Mindbox noch Schulungen zu allen Tools und Systemen, die hier täglich benutzt werden. Auch Pate und Mentor bleiben Begleiter der nächsten Wochen. Neben den Feedbackgesprächen gibt es auch die Feedbackoption via kununu, einer Arbeitgeber-Bewertungsplattform, auf der die Neulinge ihre Meinung zum Arbeiten bei Mindbox und zum verwendeten Onboarding-Prozess geben sollen.

Und was sagen die Neuen bei Mindbox eigentlich selbst zum Onbording-Prozess ihrer neuen Arbeitsheimat?

Stefanie Zöllner, Projektmanagerin:

„Der Onboardingprozess und auch die wöchentlichen Jour Fixes in der Anfangszeit waren prima, um sich einzufinden. Gerade der sanfte Start half, um entspannt anzukommen. Ein großes Lob geht an meinen Mentor, der trotz eigenem Stress viel Zeit und Geduld bewiesen hat, mich umfassend in Kunden und fachliche Themen einzuarbeiten.“

Matthias Schmidt, Projektmanager:

„Es ist toll, dass es überhaupt einen Onboarding-Prozess gibt. Ich habe mich sehr gut aufgenommen gefühlt.“

Sabine Fürtig, Contentmanagerin:

„Die Unterstützung und Einarbeitung von meinem Mentor haben mir am meisten geholfen.“

Mit diesen fünf Punkten ist das Onboardings natürlich noch nicht komplett erfüllt. Es ist aber ein guter Anfang, um eine positive Identifikation mit dem neuen Unternehmen zu ermöglichen. Onboarding kann und sollte ständig optimiert werden, daher ist der Input von neuen Mitarbeitern, die den Prozess durchlaufen, besonders wertvoll. 

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