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Klassisch oder agil – so geht gutes Projektmanagement heute

München 06.06.2018
Die Arbeitswelt ist gewaltig im Wandel – auch und gerade im Agenturbereich: Immer häufiger wird klassisches durch „agiles“ Projektmanagement ergänzt oder gar ganz ersetzt. Erfahren Sie, was es damit auf sich hat und wie die richtige Agentursoftware dabei helfen kann.

Nach der Digitalisierung erfasst ein neuer Trend die Denkfabriken des Landes: „Agilität“. Würde es Buzzword-Charts geben, stünde das Wort derzeit ganz weit oben. Der omnipräsente Begriff bezeichnet eine der größten Veränderungen im Produkt- und Projektmanagement – angelehnt an die Software-Entwicklung, wo die neue Haltung unter dem Begriff „Scrum“ populär wurde. Im Wesentlichen geht es um fünf Faktoren: 

  • Schnelligkeit: Agiles Projektmanagement arbeitet in Teilprojektzyklen („Sprints“), um stets auf veränderte Anforderungen oder Herausforderungen reagieren zu können. 
  • Fokus: Für jeden Sprint legt das Team vorab Erfolgsindikatoren fest, damit es hinterher leichter Rückschlüsse auf den Fortgang des Projekts ziehen kann. 
  • Priorisierung: Mit der Vergabe von Punkten oder Stundenzeiten wird schnell deutlich, welche Aufgaben zu den (weniger) wichtigen gehören, wieviel Aufwand sie erfordern und wie die Leistungen der Mitarbeiter ausfallen.
  • Vorhersagbarkeit: Um den aktuellen Stand eines Projekts für alle transparent zu halten, gibt es tägliche Stand-up-Meetings. Dabei stehen drei Fragen im Fokus: Was habe ich gestern gemacht? Was mache ich heute? Welche Hindernisse erschweren meine Arbeit?
  • Teamwork: Der Erfolg eines Projekts hängt von allen Beteiligten ab. 

Beim klassischen Projektmanagement wird vorab der Umfang der gesamten angepeilten Lösung festgelegt. Allerdings kann es dann im Laufe des Projekts dazu kommen, dass Zeit und/oder Budget nicht ausreichen oder das Team die Bedürfnisse des Kunden nicht erfüllt hat. Beim agilen Ansatz werden dagegen zu Beginn nur Zeit und Budget definiert. Danach geht es darum, mit dem Kunden gemeinsam zu schauen, welche Anforderungen in diesem Rahmen umsetzbar sind. 

“Der Vorteil für den Kunden liegt auf der Hand: Er kann von Beginn an mitbestimmen. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und eliminieren.” 

Henrike Krabbenhöft, Leitung Marketing Because Software

Die aktuelle Studie „Status Quo Agile“ der Hochschule Koblenz zeigt, dass das klassische Projektmanagement zunehmend mit agilen Arbeitsmethoden kombiniert wird. Die wichtigsten Gründe sind eine kürzere Produkteinführungszeit, höhere Qualität sowie geringere Risiken bei Projekten. Vier Fünftel der 1.000 Befragten gaben an, durch agile Methoden eine Verbesserung in den Arbeitsabläufen zu spüren. Die neue Form des Projektmanagements erfordert eine stetige Verfügbarkeit aller möglichen Daten: Nur die Messbarkeit von Fortschritten in Echtzeit und der schnelle Austausch aller Beteiligten ermöglichen echte Agilität.

Klar ist aber auch: Agiles Projektmanagement ist kein Allheilmittel. Je nach Kunde, Auftrag und Ressourcen kann eine unterschiedliche Arbeitsweise gefragt sein. Besonders beliebt sind agile Ansätze aktuell im Bereich der Softwareentwicklung, in anderen Feldern sind (noch) eher klassische Verfahren oder ein Methodenmix die Mittel der Wahl.

“Umso wichtiger ist, dass Agenturen die optimale technische Unterstützung bei ihrer Projektplanung und -durchführung haben. Ob klassisch oder agil – das Rückgrat jedes Projektmanagements in Agenturen bleibt die passende Software.“

Henrike Krabbenhöft (Leitung Marketing Because Software)

Mit der Lösung easyJOB von Because Software behalten Agenturen den Überblick über alle Abläufe: 

  • Projektplanung: Alle Termine, Abläufe und Ressourcen lassen sich rund um die Projekte steuern und überwachen. So kann jederzeit nachjustiert werden, falls es zu Abweichungen kommt.
  • Projektkommunikation: Alle E-Mails und Notizen können einem Kunden oder Projekt zugeordnet werden, somit ist die Projekthistorie für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar.
  • Das Multiprojektmanagement-Tool „Jobtiming“ gibt einen Gesamtüberblick über alle laufenden Projekte in einer ausgewählten Zeitspanne. Auf Wunsch werden sämtliche Aufgaben und Termine im Kalender einzelner Mitarbeiter oder auch des gesamten Teams angezeigt.
  • Im Kanban-Board können Aufgaben auf die Teammitglieder verteilt, und der Status durch Verschieben per Drag & Drop geändert werden.
  • easyJOB läuft komplett webbasiert, daher ist die Zusammenarbeit an verschiedenen Orten problemlos möglich – immer wichtiger in Zeiten dezentralen Arbeitens.
  • Es gibt außerdem Schnittstellen zu Ticketsystemen, wie beispielsweise Jira

So können sich Agenturen ganz auf die Umsetzung ihrer agilen Projekte konzentrieren.

 

Bildquelle: Shutterstock / Roman Samborskyi

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