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Mit dem Kundenprojekt im Verzug? So schaltet Ihr den Turbo ein!

Dresden 31.03.2017
Wir kennen es alle: Je länger sich ein Kundenprojekt zieht, desto frustrierender wird es. Nicht nur, dass meist die Qualität leidet, oft bedeutet eine lange Projektlaufzeit auch Mehrkosten, die man nicht immer an den Kunden weitergeben kann oder möchte. Projektmanager René Sieberg verrät, wie ostec es in den letzten Monaten kontinuierlich geschafft hat, Projektlaufzeiten deutlich zu reduzieren.

Sputnika: René, Ihr habt in den vergangenen Monaten viel intern verändert, damit Eure Kundenprojekte profitabler werden und schneller vonstatten gehen. Welche Tipps hast Du für die Kollegen da draußen?

René Sieberg: Ja, das stimmt. Wir haben die Abläufe, die nach dem Eingang einer Projektanfrage bei uns stattfinden, in den letzten Monaten stark optimiert. Wir gleichen heute zum Beispiel als erstes neue potentielle Projekte und Kunden mit unseren ostec Werten ab. Wir haben 10 Unternehmenswerte aufgestellt, mit denen wir neue Projekte matchen. Dazu zählen beispielsweise Agilität, Transparenz, Qualitätsbewusstsein und Nachhaltigkeit. Es ist durchaus schon mal vorgekommen, dass wir ein Projekt - weil es nicht zu unseren Werten passte - abgelehnt haben. 

Ok. Aber es ist mit solchen eher weichen Faktoren doch sicherlich nicht getan?

Nein, natürlich nicht. Sinnvoll sind aus unserer Erfahrung drei weitere Methoden: Vergleichsschätzungen, Rabatt für Kundenmitarbeit und Hackingsessions. 

Dann in dieser Reihenfolge: Was hat es mit Vergleichsschätzungen auf sich?

Gerade bei Festpreisprojekten ist es fatal, wenn man sich bei der Angebotserstellung um ein paar Tage oder schlimmstenfalls sogar Wochen verschätzt. Oft - und auch wir haben das bis vor kurzem gemacht - werden Projekte und Aufgaben mit der “Daumenpeil-Methode” geschätzt. Unsere Statistiken und Erfahrungen zeigen aber, dass diese Schätzmethode sehr ungenau und risikobehaftet ist. Seit letztem Jahr werden Projekte bei uns deswegen mit einem vergleichenden Verfahren geschätzt. Dabei suchen wir Projekte oder Aufgaben heraus, die den neuen Anforderungen ähnlich sind. Im nächsten Schritt schauen wir dann nicht, zu welchem Preis wir dieses Projekt angeboten haben, sondern wie lange wir wirklich dafür gebraucht haben. Das ist oft ein großer Unterschied! Über unser Zeiterfassungs- bzw. Ticketsystem ist der tatsächliche Projektumfang detailliert nachvollziehbar. 
Anhand der gewählten  Vergleichsprojekte kann dann beurteilt werden, ob das neue Feature oder Projekt mehr oder weniger aufwendig ist. Für einen Menschen ist es wesentlich leichter zu sagen, ob etwas mehr oder weniger lange dauert, als eine konkrete Zeitschätzung abzugeben. Wenn man das neue Projekt dann mit 3 bis 4 historischen Projekten und den Aufwänden verglichen hat, kommt man in der Regel zu einem sehr realistischen Schätz-Ergebnis.

Und wie handhabt Ihr das, wenn Ihr in einem Vergleichs-Projekt mal einen falschen Weg eingeschlagen hattet? Aufwände für solche Lernkurven lassen sich ja schwer durchreichen...

Wer keine Fehler macht, hört auf innovativ zu sein. Da Innovation bei uns dazu gehört, müssen natürlich auch die Kosten dafür umgelegt werden. Aber klar, ungeprüft gehen Ist-Zeiten nicht in die Kalkulation und es wird zusätzlich mit mehreren Projekten verglichen, um zu einer realistischen Schätzung zu kommen.

Du sprachst auch Rabatte für Kundenmitarbeit an. Inwieweit helfen sie dabei, schneller fertig zu werden?

Wir sind bestrebt, in unseren Projekten kurze Durchlaufzeiten zu erreichen, da sich diese positiv auf die Projektkosten auswirken. Dafür sensibilisieren wir unsere Kunden, indem wir vor Projektstart einen realistischen Zeitplan für die Umsetzung ausarbeiten. In diesem Plan sind wichtige Zeiträume verankert, in welchen der Kunde sich für das Projekt Zeit nehmen muss, um Vorlagen zu liefern und Feedback zum Stand zu geben. Wenn wir uns auf einen gemeinsamen Zeitplan geeinigt haben und der Kunde auch wie geplant seine Zuarbeiten und Abnahmen leistet, dann gewähren wir 20% Rabatt auf den Gesamtpreis des Projektes. Wir tragen damit dem Umstand Rechnung, dass es für uns erhöhten Aufwand bedeutet, wenn sich ein Projekt hinauszögert, weil Zuarbeiten und Abnahmen fehlen. In dem Fall, dass der Kunde doch keine Zeit hat oder sich mehr Zeit für Zuarbeiten und Abnahmen lassen will, kann er sich aktiv dafür entscheiden und auf den Rabatt verzichten. Dieses Modell wird von unseren Kunden sehr positiv angenommen und in beide Richtungen genutzt. In der Vergangenheit war es oft schwierig, Nachverhandlungen in die Wege zu leiten, wenn sich das Projekt aufgrund von fehlender Kunden-Mitarbeit beachtlich verzögerte.

Hagen Stolle, Geschäftsführer der SeeReal Technologies GmbH, zu dem Rabattmodell:

"Die Aussicht auf 20% Rabatt hat uns für das Thema Projektlaufzeit sensibilisiert und auch dazu bewegt, die Zuarbeiten für die Website priorisiert anzugehen und nicht auf die lange Bank zu schieben. Genauso erachten wir es für wichtig, dass es eine intensive Kommunikation im Projekt gibt, um die Themen effektiv und rechtzeitig abarbeiten zu können."

20% Rabatt sind ein ordentlicher Anreiz. Aber wie geht Ihr vor, wenn der Kunde den Zeitplan dennoch reißt?

Im Grunde ist das genau der Moment, wo wir den Rabatt dann eben nicht mehr geben können. Wir sind da nicht kleinlich, sondern weisen den Kunden frühzeitig darauf hin, dass er im Verzug ist und der Rabatt in Gefahr ist.


Hacking-Session bei ostec

Den Kunden zur Mitarbeit animieren ist ja das Eine. Was tut Ihr intern für kürzere Umsetzungszeiten?

Womit wir wirklich gute Erfahrungen gemacht haben, sind interne Hacking-Sessions. Dabei werden die Kapazitäten gebündelt und beispielsweise ein Projekt innerhalb von einer Hacking-Woche fertiggestellt bzw. innerhalb eines Sprints [Anm. der Redaktion: Sprint ist ein Begriff aus dem Scrum-Projektmanagement und bezeichnet ein Arbeitspaket oder einen Vorgang] bearbeitet. Hierbei ist es natürlich auch wichtig, dass der Kunde Bescheid weiß und für schnelle Absprachen und Entscheidungen in dieser Zeit zur Verfügung steht. Das Projektteam - meist 3 bis 4 Entwickler - nimmt sich bei einer Hacking-Session für eine bestimmte Zeit  - mindestens 3 Tage - raus und findet sich in einer ungestörten Umgebung zusammen. Das Team wird in dieser Zeit weitestgehend von äußeren Einflüssen abgeschirmt und das Projekt kann mit sehr hoher Intensität umgesetzt werden. Die Kommunikation im Team ist in so einem Modus deutlich höher und Probleme können schnell und unkompliziert gelöst werden. Und als Extra-Bonus gibt es einen regen Know-How-Transfer zwischen den Mitarbeitern.

Sind diese Optimierungen denn direkt messbar, kannst Du konkrete Erfolgskennzahlen nennen?

Ja, die Optimierungen sind in mehreren KPIs messbar. Allerdings liegen uns aktuell noch nicht genügend belastbare Zahlen vor, um eine abschließende Aussage zu treffen. Alle Anzeichen deuten aber darauf hin, dass Projekte schneller fertig werden, im Budget bleiben und mehr Spaß machen. Bisher also eine Win-Win-Situation für unsere Kunden und uns.

René, hab vielen Dank für die Einblicke!

Fotos: ostec, pexels.com, ollyy/Shutterstock.com
 

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