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Was muss eine Agentursoftware wirklich können?

München 10.08.2018
In der Startup-Phase verließ sich die Münchner Kommunikationsagentur in a nutshell bei kaufmännischen Themen noch auf Insellösungen und handgestrickte Workarounds. Doch als bereits nach einem Jahr der 25. Mitarbeiter anheuerte, war klar: Eine professionelle Agentursoftware muss her! Wie solch ein Auswahlprozess abläuft und welche Aha-Erlebnisse dabei entscheidend sind, erzählt Digital Consultant Timo Pauli.

Finde die ideale Agentursoftware – der Auftrag war klar. Aber wie komme ich zur richtigen Lösung? Woran orientiere ich mich bei der Auswahl? Und welche Tools kommen überhaupt in Frage? Zumindest den letzten Punkt konnten wir ziemlich fix klären: Wir fragten diverse befreundete Agenturen, was sie empfehlen. So hatten wir bald eine Liste mit fünf Software-Anbietern. 

Die Vorauswahl ist noch recht einfach…

Doch die eigentliche Arbeit begann erst dann: Wir mussten die Lösungen so detailliert wie möglich vergleichen, schließlich wollen wir von der Software möglichst umfassend und zugleich lange Zeit profitieren. Also machten wir uns zunächst in einer Excel-Tabelle ein vergleichendes Bild von den jeweiligen Funktionen. Bei den meisten Anbietern fanden wir dazu Einiges auf ihren Webseiten. Zusätzlich beantragten wir bei allen einen kostenfreien Testzugang, um die wesentlichen Features durchzuklicken und zu testen. Außerdem recherchierten wir online die Urteile bisheriger Nutzer. 

Durch diesen Vergleich kamen wir sehr schnell zu ersten wichtigen Erkenntnissen: Zwei der fünf potentiellen Lösungen entsprachen nicht unseren Vorstellungen. In einem Fall erschien uns die Integration einer Ressourcenplanung unzureichend, im anderen Fall schreckten die Bewertungen der User ab.

Direkter Kontakt bringt mehr als Demozugänge

Bei den verbliebenen drei Lösungen versuchten wir nun die Demozugänge intensiv zu testen. Jedoch stießen wir rasch an Grenzen: Demolösungen derart leistungsstarker Programme sind ohne professionelle Einführung ähnlich gewinnbringend wie eine Dose Erbsensuppe ohne Dosenöffner – macht Appetit, aber eben nicht satt!
 
Also änderten wir unsere Strategie und telefonierten zunächst mit den drei Anbietern. Diese Gespräche erwiesen sich als eminent wichtig, weil wir endlich merkten, was wir wirklich brauchen – und nicht nur, was wir nicht wollen. Beispielsweise brachte uns ein Berater darauf, dass die direkte Übergabe der Buchhaltungsdaten zu Datev langfristig eine enorme Erleichterung darstellt. 
 
Zu den Features, die wir vorher gar nicht auf dem Schirm hatten, gehörten auch die Integration des Mail-Protokolls imap. Wäre es nicht praktisch, wenn sich Angebote und Rechnungen direkt aus dem Programm verschicken ließen – und die betreffenden E-Mails zugleich in unserem Mailprogramm synchronisiert würden? Ein Anbieter konnte diese Schnittstelle nicht vorweisen; der Berater schlug vor, die Mails per Blindkopie an uns selbst zu schicken, um sie dann dort zu speichern, wo wir sie benötigen. Unser Urteil: zu aufwändig! Wieder ein Kandidat weniger …

Vergleichstabellen als Entscheidungshilfe?

Bei einem weiteren Telefonat mit den verbliebenen beiden Anbietern vertieften wir die Fragen nach den Leistungen einzelner Funktionen.
Wie unser Geschäftsführer Timm Rotter bereits im Interview erzählt hat, pflegen wir in Rechnungswesen und Controlling einen – sagen wir mal – überschaubaren Grad an Professionalität: Bisher nutzten wir Insellösungen, etwa selbst erstellte Excel-Dateien. Die neue Agentursoftware sollte nun aber alles unter einen Hut bringen. Um die Unterschiede so transparent wie möglich zu vergleichen, bewerteten wir die verschiedenen Features also in einer Tabelle. Die entscheidende Frage war nun: Was davon ist uns am wichtigsten?

Um einen noch besseren Überblick zu bekommen, wendeten wir uns erneut an erfahrene Nutzer. Sowohl Because Software, als auch der verbliebene andere Anbieter stellten Kontakte zu langjährigen Kunden her, die wir interviewten. Auch befreundete Agenturen, die eines der Systeme nutzten, baten wir um ihre ehrliche Einschätzung. Insbesondere interessierten uns die Dauer der Implementierung sowie der Support. Denn beides sind Punkte, die man sich am besten aus der Kundenperspektive erklären lässt. 

Details überzeugten

Anschließend drehten wir eine letzte Runde zur Bewertungen der Funktionen. Durch die Detailanalyse erkannten wir inzwischen kleine, aber wichtige Unterschiede.

  • Während es beim Konkurrenzprodukt eine Limitierung gibt, wie viele Fenster sich parallel öffnen lassen, gilt das bei easyJOB nicht. Anfangs mag es gewöhnungsbedürftig sein, wenn sich für jede Abfrage ein neuer Tab im Browser öffnet. Letztlich ist es so aber am einfachsten, Prozesse parallel zu steuern – und genau das ist ja die Wirklichkeit im Agenturleben. Dieses Multiwindowing ist ein Punktgewinn für easyJOB.
  • In der Zeiterfassung überzeugte bei easyJOB die Funktion, Überstunden sehr transparent auszuweisen. Da wir all unseren Mitarbeitern 40-Stunden-Wochen bieten und jede Stunde mehr ausgleichen, ist das für uns sehr wichtig.

  • Immer klarer wurde uns auch, dass die Implementierung und die damit verbundenen Workshops mit dem Software-Anbietern ein wesentlicher Faktor sind. Die Zeitangaben dafür sind bei den beiden Anbietern sehr unterschiedlich: Während Because Software bei easyJOB mindestens zwölf Wochen ansetzt, sind es beim Konkurrenz-Anbieter lediglich sechs. Letzteres klingt zwar zunächst nach einem Vorteil. Jedoch erschien uns die längere Dauer wesentlich realistischer, um alle Daten von verschiedenen Systemen zusammenzubringen – und das wohlgemerkt im laufenden Betrieb. Außerdem kommen bei easyJOB die zuständigen Mitarbeiter persönlich vorbei und erklären das Programm direkt in der Agentur.

Multiwindowing, Zeiterfassung, die vertrauenserweckende Implementierung und auch der Preis waren schließlich die ausschlaggebenden Kriterien – für easyJOB!

Unser Fazit 

Eine solche Entscheidung zu treffen, ist nicht einfach, zumal sie auf mehrere Jahre angelegt ist. Denn es lohnt sich nicht, die Software nach kurzer Zeit wieder zu wechseln. Zu hoch sind der Aufwand für Suche und Implementierung.

Für Ihren eigenen Auswahlvorgang empfehlen wir, dass sich mehrere Mitarbeiter mit den Alternativen auseinandersetzen. Unterschiedliche Perspektiven von Geschäftsführern, Projektmanager und Personalleitung haben uns viele wichtige Einblicke ermöglicht. Und: Stellen Sie den Anbietern unbedingt alle Fragen, die Ihnen einfallen! Denn es sind – so unsere Erfahrung – individuelle Details, die am Ende den Ausschlag geben.

 

Bildquelle: Because Software, in a nutshell

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